Clé pour prendre: Documenter un accord d'achat signifie créer un enregistrement écrit de ce qui a été expliqué, quand et à qui. Une signature prouve qu'un formulaire a été signé.
TL;DR À propos de la documentation de l'accord d'achat
- A signature seule est un enregistrement incomplète
- Envoyez un e-mail de confirmation dans les 24 heures
- Confirmer l'indemnisation, la portée, la durée et la résiliation
- Signez l'accord avant de visiter les maisons
- Document introduit au cours de la période
- Store chaque accord signé dans un dossier
Documentation d'un accord d'achat est la pratique de construire un enregistrement écrit autour d'un accord de représentation de l'acheteur signé. Il couvre ce qui a été expliqué, quand il a été expliqué et quelles propriétés ont été montrées.
A Un malentendu commun est que l'accord signé est la protection. Une signature prouve qu'un formulaire a été signé, pas que l'acheteur a compris ce qu'il a signé.
C'est là que la plupart des défis commencent, qu'ils viennent d'un acheteur, d'un audit ou d'un autre courtier.
Cet article explique ce que l'enregistrement comprend, l'e-mail de confirmation, le délai et l'expiration, la séquence d'affichage et un système répétable:
Tableau du contenu
Ce qu'il y a dans le dossier
Le dossier de documentation est tout ce qui soutient un contrat d'achat signé. Elle comprend l'accord signé lui-même, une confirmation écrite de ce qui a été expliqué, des dossiers datés des propriétés introduites ou montrées, tout renouvellement signé, et une note de la date d'expiration et de toute période de protection.
Cela s'applique à tout agent travaillant avec un acheteur en vertu d'un accord écrit. Les accords d'achat écrits sont requis pour les participants à la MLS qui travaillent avec un acheteur avant de visiter une propriété cotée, et l'indemnisation indiquée doit être objectivement vérifiable plutôt que non définitive.
Le dossier ne modifie pas les termes de l'accord et ne crée pas de droits que l'accord n'a pas accordés. Il établit ce qui s'est passé et quand. Le NAR définit les dispositions qu'un accord écrit doit contenir dans son guide sur les accords d'achat écrits .
Le courriel de confirmation de 24 heures et ses quatre points
L'e-mail de confirmation est un bref message envoyé dans la journée suivant la signature qui réécrit les termes clés en langage clair. Il ne s'agit pas d'un deuxième contrat et il n'explique pas l'ensemble de la forme. Il couvre les points qu'un acheteur est plus susceptible de dire plus tard qu'il ne les a pas compris.
Quatre points y figurent. Le montant ou le taux d'indemnisation, y compris le minimum. Que l'acheteur peut demander au vendeur de le couvrir en concession. Que si le vendeur ne le fait pas, le montant est directement de la responsabilité de l'acheteur. Et une invitation à répondre si quelque chose ne correspond pas à leur compréhension.
N'importe quel formulaire d'échantillon est illustratif et général plutôt que de rédaction contractuelle ou légale, alors utilisez des formulaires et le langage approuvé par votre courtier. Les divulgations requises varient selon la juridiction, et chaque régulateur de l'État publie ses propres règles via le répertoire de l'agence réglementaire ARELLO .
Scope, Term, Renewal et Expiration
Scope est ce que couvre l'accord, y compris le type de territoire et de propriété. Le terme est la durée. Le renouvellement se poursuit. L'expiration est le moment où elle prend fin, ainsi que toute période de protection qui la survit.
Certains indiquent la durée du plafond et exigent un renouvellement écrit et signé. Une prolongation verbale n'est pas un renouvellement. Lorsque le terme change, un nouvel accord signé remplace l'ancien.
Les amendements méritent une attention particulière. Ne raccourcissez pas un contrat, ne le relâchez pas ou ne le résiliez pas parce qu'un acheteur vous demande de travailler avec quelqu'un d'autre sans d'abord impliquer votre courtier, car tout changement peut affecter les droits d'indemnisation. Enregistrer la date d'expiration, toute période de protection ou de transfert et les propriétés introduites au cours de la période. Comment ? la rémunération de l'agent acheteur est structurée détermine lequel de ces dossiers porte le plus de poids dans un litige.
La séquence d'affichage et un acheteur qui refuse de signer
La séquence est fixée. L'accord est signé avant de visiter une propriété inscrite, y compris des visites virtuelles en direct. L'affichage d'abord et la documentation ultérieure est l'échec de documentation le plus fréquent, et il est difficile de le corriger.
Quand un acheteur hésite puis signe, notez que la signature précède la présentation. Lorsqu'un acheteur refuse de signer, document que vous avez expliqué que vous ne pouvez pas montrer les maisons inscrites dans le MLS sans accord et qu'ils ont choisi de ne pas procéder.
Cette séquence n'empêche pas l'acheteur de travailler avec un autre agent et n'oblige pas l'acheteur à acheter. Elle établit quand la représentation a commencé. Les agents qui exécutent une consultation structurée acheteur atteignent généralement la signature avant qu'une propriété spécifique ne soit discutée, ce qui élimine complètement le problème du timing.
Pourquoi une signature seule est un enregistrement incomplet
Le scénario décrit par les agents est cohérent. Un acheteur a visité des maisons il y a des mois, a fermé avec un autre agent, et l'autre courtier prend la position que rien n'est dû. L'accord a été signé. L'explication de l'indemnisation s'est produite à voix haute dans une voiture.
À ce moment-là, la signature est un formulaire avec des champs vides et aucun dossier de soutien. Ce qui résout la question, c'est un message marqué à l'heure dans la boîte de réception de l'acheteur indiquant les termes en langage clair, ainsi qu'une liste datée des propriétés affichées. Un enregistrement construit alors que les événements se sont produits répond au défi. Un enregistrement construit par la suite se lit comme une reconstruction.
A Système répétable et Quels enregistrements répondent Qu'est-ce que
Trois modèles enregistrés et un dossier font que cela est assez rapide pour le faire à chaque fois. Une confirmation post-accord envoyée dans un jour. Une confirmation montrant a envoyé le matin d'une visite, énumérant les propriétés. Un avis d'expiration envoyé environ deux semaines avant la fin du mandat. Conservez tous les accords signés dans un dossier en nuage sauvegardé.
Chaque défi a une réponse. Un acheteur contestant l'indemnisation est répondu par le courriel de confirmation. Un audit de conformité est répondu par le dossier client complet. Un différend de commission après que l'acheteur a fermé ailleurs est répondu par l'accord, la durée et le dossier des propriétés introduites. Les systèmes qu'un courtier fournit pour cela varient, et c'est une différence pratique qui mérite d'être vérifiée lorsque comparaison des courtiers.
Ce que les agents demandent aussi
Vous devez signer un contrat d'achat avant de regarder les maisons?
XMLS Les participants qui travaillent avec un acheteur doivent généralement avoir un accord écrit en place avant de visiter une propriété inscrite, y compris des visites virtuelles en direct. Les maisons ouvertes auxquelles un acheteur assiste seul sont traitées différemment. Certains États ajoutent d'autres exigences.
Que se passe-t-il si un acheteur achète une maison avec un autre agent?
Si une indemnisation est due, cela dépend de la portée de l'accord, de la durée et de la période de protection, et de la question de savoir si la propriété était celle que vous avez introduite. C'est pourquoi l'enregistrement des propriétés affichées pendant la période compte autant que la signature.
Un acheteur peut-il annuler un contrat d'achat?
Les accords comprennent généralement des conditions de résiliation, et les deux parties peuvent mutuellement accepter de modifier ou de mettre fin à un contrat. Ne signez pas une libération ou une modification sans impliquer votre courtier, car cela peut affecter les droits d'indemnisation déjà attachés.
Combien de temps dure un accord de représentation de l'acheteur?
Le terme est quel que soit l'accord, et certains États limitent la durée maximale. Les renouvellements nécessitent généralement un nouvel accord signé plutôt qu'une prolongation verbale. Suivre la date d'expiration et toute période de protection qui se poursuit après elle.
Why This Matters
Ce dossier n'est construit que lorsque les formulaires et le stockage sont déjà en place, ce qui fait de la décision de courtage une partie de l'habitude de documentation. Chez eXp Realty, tous les agents reçoivent la même plateforme de courtage de base, y compris la conformité, la rémunération et l'accès aux divisions de l'entreprise. Ce qui est différent, c'est l'écosystème du sponsor avec lequel un agent s'aligne.
Le sponsor d'un agent sélectionne les formes auxquelles les outils, les systèmes de formation et d'attraction auxquels il a accès, y compris les systèmes de gestion des dossiers et la formation en conformité. Les agents qui évaluent ce choix doivent examiner les formulaires et les systèmes de courtage en plus de la valeur Smart Agent Alliance de l'équipe qu'un sponsor ajoute à eXp Realty.
Questions fréquemment posées
Comment documenter un contrat d'achat?
Envoyez un courriel de confirmation dans un délai d'un jour à compter de la signature qui réitère l'indemnisation, la portée, la durée et la résiliation en langage clair. Ajoutez la date indiquant les enregistrements de chaque visite et notez la date d'expiration et toute période de protection qui s'applique.
Qu'est-ce qu'un courriel de confirmation de contrat d'acheteur devrait dire?
Indiquez le montant ou le taux d'indemnisation, y compris tout minimum, que l'acheteur peut demander au vendeur de le couvrir, que l'acheteur est directement responsable si le vendeur ne le fait pas, et une invitation à répondre si quelque chose semble mal.
Pourquoi un contrat d'acheteur signé ne suffit-il pas par lui-même?
A la signature établit qu'un formulaire a été exécuté. Les défis portent généralement sur la compréhension par l'acheteur de l'indemnisation, le début de la représentation et les propriétés qui ont été introduites.
Quelle est la période de protection dans un contrat d'achat?
A La période de protection ou de transfert est une fenêtre après l'expiration au cours de laquelle une indemnisation peut encore être due si l'acheteur achète une propriété introduite au cours de la période. La durée et les conditions varient en fonction de la forme et de l'état.
Comment gérer un acheteur qui refuse de signer?
Expliquez que les maisons inscrites dans le MLS ne peuvent pas être affichées sans accord, puis documentez que vous l'avez expliqué et que l'acheteur a choisi de ne pas procéder. Cette note vous protège également si l'acheteur prétend plus tard que vous avez refusé de travailler avec lui.
Où doivent être stockés les accords d'achat signés?
Un dossier en nuage sauvegardé par client, nommé par client et date, contenant l'accord signé, des e-mails de confirmation, affichage des dossiers et des renouvellements. Un seul emplacement transforme une demande d'audit en réponse simple plutôt qu'une recherche.
